Додаток 1

                                              ЗАТВЕРДЖЕНО

                                            Наказ голови Баштанського

                                            районного суду Миколаївської області

                                            від 12 жовтня 2026 року № 28-од

ПОРЯДОК

організації особистого прийому громадян та розгляду їх звернень

у Баштанському районному суді Миколаївської області

І. Загальні положення

1. Цей Порядок розроблено на виконання статті 40 Конституції України, законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про судоустрій і статус суддів», Указу Президента України «Про першочергові заходи  щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення  до органів державної влади та місцевого самоврядування» від 7 лютого 2008 року  № 109, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної  влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової  інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України,   затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (в редакції наказу Державної судової адміністрації України від 17.10.2023 № 385,  із змінами), і регулює порядок особистого прийому громадян та розгляду звернень  у Баштанському районному суді Миколаївської області.
2. Особистий прийом громадян у Баштанському районному суді Миколаївської області здійснюється з урахуванням:

• положень Конституції України та Закону України «Про судоустрій і статус суддів» щодо забезпечення незалежності суддів, неприпустимості впливу на них у будь-який  спосіб, заборони суддям надавати будь-які пояснення щодо суті справ, які  перебувають у провадженні суду;
• того, що чинне законодавство України не передбачає можливості надання правових консультацій та роз'яснень процесуального закону працівниками апарату суду або  суддями.

3. З метою забезпечення незалежності суддів та неприпустимості впливу на них, особистий прийом громадян у Баштанському районному суді Миколаївської області з   питань організаційного забезпечення діяльності суду здійснюють голова суду,  керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду або особи, які виконують їх обов’язки, відповідно до  визначеного в суді розподілу повноважень та затвердженого графіку прийому.
4. Основними завданнями посадових осіб, які здійснюють прийом громадян, є реалізація положень Конституції України, Закону України «Про звернення громадян»,  «Про доступ до публічної інформації» та сприяння у вирішенні проблемних питань,  з якими громадяни звертаються до Баштанського районного суду Миколаївської області,  відповідно до законодавства України.

ІІ. Організація та проведення особистого прийому громадян

1. Особистий прийом громадян здійснюється керівництвом суду за попереднім записом згідно з затвердженим у суді графіком та за наявності документа, що посвідчує особу. У разі відсутності посадової особи особистий прийом громадян здійснює особа, яка виконує її обов’язки, або уповноважена нею посадова особа.
2. Прийом громадян, яким присвоєно звання Герой України, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня»,  проводиться першочергово.
3. Інформація про порядок і графік особистого прийому громадян оприлюднюється на офіційному вебсайті суду.
4. Особистий прийом керівництвом суду здійснюється з питань, що належать до їх повноважень відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», та ураховуючи розподіл обов'язків у суді. Питання, які вирішуються в порядку, встановленому процесуальним законодавством (КПК, ЦПК, КАСУ, КУпАП), на особистому прийомі громадян не розглядаються. Особистий прийом громадян не здійснюється з приводу розгляду конкретних судових справ або надання консультацій із правових питань.
5. Попередній запис на особистий прийом здійснюється керівником апарату суду або заступником керівника апарату суду в робочий час не пізніше ніж за 5 робочих днів до дня прийому відповідною посадовою особою. Запис здійснюється за телефонами, розміщеними на офіційному вебсайті суду, чи при особистому зверненні громадян шляхом обрання форми запису: в усній формі або шляхом заповнення письмової заяви за затвердженою формою (Додаток 3 до наказу).
6. Під час попереднього запису на особистий прийом (усно або за допомогою заяви) з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, контактний номер телефону (за наявності), зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається посадова особа, до компетенції якої належить вирішення питання, за необхідності.
7. У разі відмови громадянина чи його представника у наданні інформації про себе та/або про особу громадянина, чиї інтереси представляються, документів, що підтверджують повноваження, інформації про зміст порушеного питання, за яким можливо визначити наявність функціональних повноважень суду на його розгляд, запис визнається таким, що не відбувся з ініціативи заявника. Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
8. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення порушених громадянином питань посадова особа суду, що здійснює особистий прийом, може залучати до особистого прийому та розгляду звернень відповідних працівників апарату суду, одержувати від них необхідну інформацію.
9. У записі на особистий прийом може бути відмовлено з таких підстав:

• повторне звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо воно вирішено по суті;
• закінчення термінів подання скарг, передбачених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян», за відсутності поважних причин їх пропуску;
• звернення не стосується компетенції суду;
• звернення стосується питань, які підлягають вирішенню в порядку, встановленому процесуальним законодавством;
• порушується питання щодо надання правових консультацій та роз’яснень законодавства.

         Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються відповідні усні або письмові роз’яснення.

10. Забороняється відмова в записі на особистий прийом на підставі ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних чи інших переконань, статі, етнічного та  соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.
11. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу, а також працівники суду (за потреби). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.
12. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються в Журналі обліку особистого прийому громадян після завершення прийому. Під час проведення особистого прийому може здійснюватися відео- або аудіофіксація.
13. У разі подання громадянином на особистому прийомі письмового звернення, на першому аркуші такого звернення та на його копії проставляється відмітка про прийняття. Письмові звернення передаються працівнику, відповідальному за прийом та реєстрацію вхідної кореспонденції у суді, для реєстрації та передачі на опрацювання відповідним працівникам апарату суду, до компетенції яких належить опрацювання порушеного питання.
14. Про результати розгляду звернень, поданих на особистому прийомі громадян (усних та письмових), здійснюється запис у Журналі обліку особистого прийому громадян, зокрема із зазначенням дати та номера листа в разі надання письмової відповіді. Інформація про результати розгляду звернень надається працівнику суду, відповідальному за ведення Журналу, посадовою особаю, якою здійснювався розгляд звернення.
15. Посадова особа суду під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз’яснення та в разі виявлення порушень вживає заходів щодо їх усунення.
16. У разі неадекватної, образливої чи агресивної поведінки особи, яка порушує громадський порядок, виявляє неповагу до працівників суду або створює небезпеку для оточуючих, особистий прийом невідкладно припиняється. За потреби відповідальні особи викликають працівників Служби судової охорони або представників уповноважених органів для вжиття заходів реагування відповідно до їхньої компетенції.
17. Якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не належить до компетенції суду, посадова особа, яка здійснює попередній запис на особистий прийом, або яка здійснює особистий прийом безпосередньо, роз’яснює громадянину можливість отримання правничої допомоги в системі безоплатної правничої допомоги або шляхом звернення до фахівців у галузі права на платній основі.
18. При оголошенні сигналу «Повітряна тривога» особистий прийом невідкладно завершується, відвідувачам пропонується пройти до найближчого укриття, а прийом  може бути перенесений на іншу дату та час, якщо питання громадянина не було  вирішено по суті.

ІІІ. Порядок опрацювання звернень громадян та запитів на інформацію

1. Звернення громадян (заяви, скарги, листи, пропозиції тощо), не пов’язані з питаннями повноважень зі здійснення судочинства, подаються до суду та опрацьовуються  працівником апарату суду, відповідальним за роботу зі зверненнями громадян, у  порядку та в строки, визначені Законом України «Про звернення громадян».
2. Запити на інформацію, які надходять до Баштанського районного суду Миколаївської області, опрацьовуються працівниками суду у порядку та строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
3. Звернення громадян (заяви, скарги, пропозиції), які не стосуються діяльності суду і вирішення яких не віднесено до його повноважень, надсилаються за належністю до відповідних державних органів, установ чи посадових осіб у строк не більше п'яти днів, про що автору звернення повідомляється письмово. Якщо звернення не містить необхідних даних для надання змістовної обґрунтованої відповіді по суті, воно повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.
4. Звернення громадян реєструються у день їх надходження працівником апарату суду, відповідальним за реєстрацію вхідної кореспонденції, відповідно до вимог Інструкції з діловодства у місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (в редакції наказу ДСА України від 17.10.2023 № 385, із змінами).
5. Звернення громадян, що надійшли поштою або були направлені до суду в інший спосіб, передаються на виконання не пізніше наступного робочого дня після їх реєстрації.
6. За дорученням голови суду, керівника апарату суду або заступника керівника апарату суду після опрацювання працівник апарату суду готує проєкт відповіді на звернення громадян.
7. За загальним правилом відповіді на звернення громадян, розглянуті відповідно до цього Порядку, надсилаються за підписом голови суду, керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду або за підписом особи, якій звернення адресовано.
8. Відповіді на запити на інформацію готуються відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» і надсилаються за підписом голови суду, керівника апарату суду або заступника керівника апарату суду.

       Додаток 2

ЗАТВЕРДЖЕНО

                                            Наказ голови Баштанського

                                            районного суду Миколаївської області

                                            від 12 жовтня 2026 року № 28-од

ГРАФІК

особистого прийому громадян керівництвом

Баштанського районного суду Миколаївської області

голова суду - ЯНЧУК Сергій Васильович :

п’ятниця з 8.00 год. до 12.00 год.

обідня перерва з 12-00 до 12-45 год.

керівник апарату суду - ДІСТРЯНОВА Вікторія Валеріївна:

понеділок  з 8.00 год - 17.00 год;

вівторок     з 8.00 год - 17.00 год;

середа        з 8.00 год - 17.00 год;

четвер        з 8.00 год - 17.00 год;

п’ятниця    з 8.00 год - 16.00 год.

обідня перерва з 12-00 до 12-45 год.

заступник керівника апарату суду – СЕРАК Дмитро Валерійович:

понеділок  з 8.00 год - 17.00 год;

вівторок     з 8.00 год - 17.00 год;

середа        з 8.00 год - 17.00 год;

четвер        з 8.00 год - 17.00 год;

п’ятниця    з 8.00 год - 16.00 год.

обідня перерва з 12-00 до 12-45 год.

 Додаток 3

ЗАТВЕРДЖЕНО

                                            Наказ голови Баштанського

                                            районного суду Миколаївської області

                                            від 12 жовтня 2026 року № 28-од

Керівнику апарату Баштанського

районного суду Миколаївської області

______________________________________________________________________                    (ПІБ повністю)

Адреса проживання: ______________________________________________________________________

Номер телефону: ____________________

Ел. пошта (за наявності): _____________

ЗАЯВА

про попередній запис на особистий прийом

          Прошу  записати  мене  на  особистий  прийом до  (вказати посадову особу:  голови суду/керівника апарату суду/заступника керівника апарату суду) ___________________________________________________________________.

         Зміст порушеного питання (опишіть коротко суть Вашого звернення):

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

    До яких посадових осіб чи органів державної влади Ви вже зверталися з цим

питанням та яке рішення було прийнято:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________.

Ознайомлений (на) з Порядком організації особистого прийому громадян та розгляду їх звернень у Баштанському районному суді Миколаївської області.                                                                                                                __________

Надаю добровільну згоду на обробку моїх персональних даних (у тому числі збирання, реєстрацію, накопичення, зберігання, адаптування, зміну, поновлення, використання і поширення, знеособлення, знищення) з метою забезпечення реалізації законодавства про звернення громадян, організації та проведення особистого прийому керівництвом суду.

                                                                                                          ___________

*Звертаємо Вашу увагу, що відповідно до процесуального законодавства України, питання щодо розгляду конкретних судових справ, надання правових консультацій та роз'яснень норм закону на особистому прийомі не розглядаються.*

До заяви додаю копії документів, що обґрунтовують звернення (за наявності), на ___ арк.

__________________                          ________________                           ______________________

             (дата)                                             (особистий підпис)                                      (ім'я, прізвище)